Hội đồng phụ nữ Virginia

Chính sách

Để yêu cầu hồ sơ từ Hội đồng Phụ nữ Virginia, bạn có thể gửi yêu cầu của mình tới:
Gloria Senecal, Giám đốc Quản trị Hội đồng
1111 E. Broad Street
Richmond, Virginia 23219
Email: women@governor.virginia.gov

Ngoài ra, Hội đồng tư vấn về Tự do thông tin luôn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến Đạo luật Tự do thông tin (FOIA). Bạn có thể liên hệ với Hội đồng qua email: foiacouncil@dls.virginia.gov hoặc qua điện thoại tại (804) 225-3056 hoặc [miễn phí] tại 1-866-448-4100.

Quyền của Người yêu cầu và Trách nhiệm của Hội đồng Phụ nữ Virginia theo Đạo luật Tự do Thông tin Virginia

Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), nằm ở § 2.2-3700 et. phần tiếp theo của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào - bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hoặc bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Chính sách của FOIA nêu rõ rằng mục tiêu của FOIA là thúc đẩy sự nhận thức cao hơn của tất cả mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích một cách tự do, có lợi cho quyền truy cập và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích một cách hạn chế.

Quyền FOIA của quý vị

Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai.

Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.

Yêu cầu cung cấp hồ sơ từ Hội đồng Phụ nữ Virginia

Quý vị có thể yêu cầu hồ sơ qua thư bưu điện Hoa Kỳ, fax, e-mail, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu rằng yêu cầu của quý vị phải bằng văn bản, cũng không cần quý vị phải nói rõ rằng quý vị đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
- Từ góc độ thực tế, có thể hữu ích cho cả quý vị và người nhận yêu cầu của quý vị khi gửi yêu cầu bằng văn bản. Điều này cho phép quý vị tạo một bản ghi yêu cầu của quý vị. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi một tuyên bố rõ ràng về những hồ sơ quý vị đang yêu cầu, để không có sự hiểu lầm về yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, chúng tôi không thể từ chối trả lời yêu cầu FOIA của quý vị nếu quý vị chọn không đưa ra bằng văn bản.
Yêu cầu của bạn phải nêu rõ hồ sơ bạn đang tìm kiếm với "mức độ cụ thể hợp lý". Đây là tiêu chuẩn thông thường. Nó DOE đề cập hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng hồ sơ mà bạn yêu cầu; thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và tìm thấy hồ sơ mà bạn đang tìm kiếm.
Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA trao cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ; đạo luật này DOE áp dụng cho tình huống bạn đặt câu hỏi chung về công việc của Hội đồng Phụ nữ Virginia, và DOE cũng không yêu cầu Hội đồng Phụ nữ Virginia tạo ra một hồ sơ mà DOE không hề lưu giữ.
Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào được Hội đồng Phụ nữ Virginia sử dụng trong hoạt động kinh doanh thông thường.
- Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.
Nếu chúng tôi có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo rằng chúng tôi hiểu bạn đang tìm kiếm hồ sơ nào.

Hội đồng Virginia về Trách nhiệm của Phụ nữ trong việc Đáp ứng Yêu cầu của Bạn

Hội đồng Phụ nữ Virginia phải phản hồi yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. "Ngày thứ nhất" được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Thời hạn năm ngày DOE không bao gồm ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.
Lý do bạn yêu cầu Hội đồng Phụ nữ Virginia cung cấp hồ sơ công khai là không liên quan và chúng tôi không thể hỏi lý do bạn muốn có hồ sơ trước khi phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, theo FOIA , DOE cho phép Hội đồng Phụ nữ Virginia yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ hợp pháp của mình.
Đạo luật FOIA yêu cầu Hội đồng Phụ nữ Virginia phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:
- Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
- Chúng tôi giữ lại tất cả các hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, bởi vì tất cả các hồ sơ đều phải tuân theo một miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ bị giữ lại, chúng tôi phải gửi cho quý vị một phản hồi bằng văn bản. Văn bản đó phải xác định khối lượng và chủ đề của các hồ sơ bị giữ lại, và nêu rõ điều khoản cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại các hồ sơ.
- Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu, nhưng giữ lại các hồ sơ khác. Chúng tôi không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của nó thuộc diện miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho quý vị phần còn lại của hồ sơ. Chúng tôi phải cung cấp cho quý vị một phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ Luật Virginia cho phép giữ lại các phần của hồ sơ được yêu cầu.
- Nếu Hội đồng Phụ nữ Virginia không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Điều này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.
Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và chúng tôi cảm thấy không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để phản hồi yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc sản xuất hoặc lưu trữ hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian.

Chi phí

Bạn có thể phải trả tiền cho những hồ sơ mà bạn yêu cầu từ Hội đồng Phụ nữ Virginia. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
Nếu chúng tôi ước tính rằng chi phí để đáp ứng yêu cầu của quý vị sẽ vượt quá $200, chúng tôi có thể yêu cầu quý vị trả một khoản tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiến hành yêu cầu của quý vị. Năm ngày mà chúng tôi có để trả lời yêu cầu của quý vị không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc và khi quý vị phản hồi.
Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí cho việc cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho quý vị cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình trong nỗ lực giảm chi phí ước tính.
Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, Hội đồng Phụ nữ Virginia có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý nhưng không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền tính không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Mọi chi phí cung cấp hồ sơ theo yêu cầu sẽ được ước tính trước theo yêu cầu của công dân như quy định tại tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia.

Ngoại lệ thường được sử dụng

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. Hội đồng Phụ nữ Virginia thường giữ lại các hồ sơ tuân theo các miễn trừ sau:

Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1) của Bộ luật Virginia)
Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1 (3))
Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6))
Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1 (12))